Recht

Seit 2025 gehören Fragen zu elektronischen Arbeitszeugnissen zum Standardrepertoire in der VAA-Rechtsberatung. Doch auch die Zeugnissprache und der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis werden in der Praxis des Juristischen Service immer wieder von den VAA-Mitgliedern thematisiert. Im Interview mit dem VAA Magazin erläutert VAA-Juristin Ida Tolksdorf, worauf Beschäftigte heutzutage sowohl beim klassischen als auch beim digitalen Arbeitszeugnis achten sollten und warum Sprachcodes in Zeugnissen so schwierig zu übersetzen sind.

VAA Magazin: Was gibt es Neues im Zeugnisrecht?

Tolksdorf: Auch im Bereich der Arbeitszeugnisse kommt die Digitalisierung an. Im Rahmen des 4. Bürokratieentlastungsgesetzes wurde der § 109 Absatz 3 der Gewerbeordnung geändert. Nach der Neufassung können Arbeitszeugnisse seit dem 1. Januar 2025 mit Einwilligung des Arbeitnehmenden in elektronischer Form erteilt werden.

Was muss dabei beachtet werden?

Zunächst einmal müssen Arbeitnehmende der elektronischen Ausstellung des Zeugnisses ausdrücklich zugestimmt haben. Wenn dieses Einverständnis vorliegt, kann der Arbeitgeber wählen, ob das Zeugnis in der herkömmlichen Schriftform oder in der elektronischen Form ausgestellt wird.

Welche konkreten Anforderungen sind an die elektronische Zeugnisform eigentlich zu stellen? Sind eine nicht digital signierte Textdatei oder der bloße Scan eines unterschriebenen Zeugnisses ausreichend?

Nein, keines dieser Formate ist ausreichend. Vielmehr sind die Vorgaben des § 126a Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch einzuhalten.  Danach muss der Aussteller des Zeugnisses seinen Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Eine solche muss von einer elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt sein und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruhen. Auch enthält das elektronische Zeugnis dann einen Zeitstempel, aus dem hervorgeht, wann das Zeugnis vom Aussteller unterzeichnet worden ist. Inhaltlich gelten die gleichen Anforderungen wie bei einem Arbeitszeugnis in gewohnter Form.

Die elektronische Ausstellung eines Arbeitszeugnisses ist jetzt also möglich. Muss ein Arbeitszeugnis denn immer in deutscher Sprache ausgestellt werden?

Aus § 109 Absatz 2 Gewerbeordnung muss ein Zeugnis „klar und verständlich formuliert sein“. Danach liegt keine ausdrückliche Regelung bezüglich der Sprache vor. Nach der arbeitsrechtlichen Literatur und Rechtsprechung ist die Zeugnissprache jedoch grundsätzlich deutsch. Danach besteht für Arbeitnehmende ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis in deutscher Sprache.

Kann ein Zeugnis auch zum Beispiel auf Englisch ausgestellt werden?

Ja, auch wenn in der Regel nur ein Anspruch auf ein deutschsprachiges Arbeitszeugnis besteht, ist der Arbeitgeber natürlich nicht daran gehindert, auf Wunsch des Arbeitnehmenden zusätzlich ein Zeugnis in einer anderen Sprache auszustellen.

Kann ausnahmsweise ein Anspruch auf ein fremdsprachiges Zeugnis bestehen?

Dies kann in seltenen Fällen angenommen werden, wenn eine Fremdsprache – in den meisten Fällen englisch – ein Arbeitsverhältnis wesentlich geprägt hat. Davon kann ausgegangen werden, wenn die Fremdsprache Arbeitssprache war oder langjährige Auslandseinsätze stattgefunden haben.  

Ist die Verwendung eines zum Beispiel englischsprachigen Arbeitszeugnisses im deutschen Arbeitsrechtsverkehr problemlos möglich?

Nicht uneingeschränkt. Zwar kann ein Arbeitszeugnis auf Englisch den Anforderungen an Arbeitszeugnis entsprechen. Insbesondere die Notengebung kann dann jedoch nicht eindeutig an den Maßstäben des deutschen Zeugnisrechts beurteilt werden.

Was bedeutet das?

Die deutsche Zeugnissprache ist hochgradig ausdifferenziert und codiert. Diese Sprache hat sich über Jahrzehnte hinweg entwickelt und kann in einer Übersetzung nicht exakt wiedergegeben werden. Bei einer Übersetzung können damit immer Nuancen und Bewertungen verloren gehen.

Die Beurteilung von Leistung und Verhalten in einem Arbeitszeugnis erfolgt in Notenstufen: sehr gut, gut, befriedigend und so weiter. Aus den einzelnen Formulierungen lässt sich somit ablesen, wie die Kompetenz bewertet worden ist. Dieser Effekt kann in einer Übersetzung geben nicht genau wiedergegeben werden.

Können Sie denn hierfür ein Beispiel nennen?

Aber natürlich. Die deutsche Formulierung „sehr gut“ beinhaltet eine bestmögliche Bewertung. Die direkte Übersetzung im Englischen „very good“ bleibt dahinter deutlich zurück.

Kann ich mir dann nicht einfach zwei Zeugnisse vom Arbeitgeber ausstellen lassen, eines auf Deutsch und eines auf Englisch?

Nach dem Gesetz besteht lediglich der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Die Ausstellung von mehreren sprachlichen Fassungen kann nicht eingefordert werden. Wie oben erläutert, kann man lediglich um Ausstellung einer zusätzlichen Version bitten. Zudem besteht auch zum Beispiel die Möglichkeit mit dem Arbeitgeber die Ausstellung eines Empfehlungsschreibens nach angloamerikanischem Vorbild anstelle eines klassisch deutschen Arbeitszeugnisses zu vereinbaren.

Wie sieht es eigentlich mit Zwischenzeugnissen aus? Wann sollte ich eines beantragen und wann habe ich einen Anspruch auf die Ausstellung?

Ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht nach Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes bei einem „berechtigten Interesse“ des Arbeitnehmenden. Dieses Interesse wird recht weit ausgelegt. Dabei haben sich mehrere Fallgruppen entwickelt. Am häufigsten sind dies betriebliche Gründe sein, wie ein Vorgesetztenwechsel oder ein interner Wechsel der Stelle.

Welche Fallgruppen gibt es noch?

Weiter kommen auch persönliche Gründe wegen einer längeren Unterbrechung wie zum Beispiel der Elternzeit infrage. Auch kommen kündigungsbedingte Gründe wie das Inaussichtstellen einer Kündigung oder ein laufender Kündigungsschutzprozess als Fallgruppen in Betracht.

Können Sie kurz erklären, wie sich ein Zwischenzeugnis und ein Endzeugnis voneinander unterscheiden?

Zunächst einmal eindeutig in der Überschrift. Ein Endzeugnis wird meist mit „Zeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“ überschrieben. Ein Zwischenzeugnis dagegen trägt in der Regel eine entsprechende Überschrift. Ein weiterer Unterschied liegt im Tempus, also der Zeitform. Im Gegensatz zu einem Endzeugnis wird etwa die Beurteilung im Präsens vorgenommen.

Auch wird in den Zeugnisformen jeweils eine unterschiedliche Schlussformel verwendet. In einem Zwischenzeugnis wird sich für die bisherige Zusammenarbeit bedankt und die Hoffnung auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit betont. Bei einem Endzeugnis wird dagegen üblicherweise das Bedauern über das Ausscheiden des Mitarbeitenden ausgedrückt, bevor sich für die geleisteste Arbeit bedankt und für die private und berufliche Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg gewünscht wird. Während im Zwischenzeugnis der Grund für die Ausstellung des Zeugnisses wie etwa ein Vorgesetztenwechsel angegeben wird, findet sich in einem Endzeugnis der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Wie genau muss ein Endzeugnis einem zuvor ausgestellten Zwischenzeugnis entsprechen?

Gerade wenn zwischen der Ausstellung eines Zwischenzeugnisses und eines Endzeugnisses ein gewisser zeitlicher Zusammenhang besteht und der identische Zeitraum beurteilt wird, entfaltet das Zwischenzeugnis eine sogenannte Bindungswirkung. Der Arbeitgeber ist dann bei Ausstellung des Endzeugnisses insbesondere an die Bewertung des Zwischenzeugnisses gebunden. Davon darf der Arbeitgeber nur abweichen, wenn spätere Leistungen oder Verhalten des Arbeitnehmers dies klar rechtfertigen.

Apropos Bewertung: Auf welche Note habe ich im Zeugnisrecht überhaupt einen Anspruch?

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besteht grundsätzlich ein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis mit der Note „befriedigend“. Möchten Arbeitnehmende eine bessere Bewertung in den Notenstufen „gut“ oder „sehr gut“, so tragen sie hierfür die Darlegungs- und Beweislast. In einem Rechtsstreit müssten Arbeitnehmende somit beweisen, dass eine überdurchschnittliche Bewertung gerechtfertigt ist. Umgekehrt ist der Arbeitgeber darlegungs- und beweisbelastet, wenn er Arbeitnehmenden eine schlechtere Bewertung wie „ausreichend“ erteilen will.

Was kann ich tun, wenn ich Fragen zu meinem Arbeitszeugnis habe, oder dieses überprüfen lassen möchte?

VAA-Mitglieder, die Fragen zu ihren Zeugnissen haben, können ihr Arbeits- oder Zwischenzeugnis ganz unkompliziert per E-Mail an den Juristischen Service übersenden: Eine unserer Juristinnen oder einer unserer Juristen prüft das Zeugnis und berät das Mitglied dann gern umfassend.

Auch wenn Führungskräfte in einem anderen Konzernunternehmen angestellt sind, kann ihre Tätigkeit eine mitbestimmungspflichtige Einstellung darstellen. Entscheidend ist jedoch nicht allein ihre Vorgesetztenfunktion, sondern ob sie tatsächlich in die Arbeitsorganisation des betreffenden Betriebs eingegliedert und dort zumindest teilweise dem Weisungsrecht des Betriebsinhabers unterworfen sind.

In international aufgestellten Konzernen sind sogenannte Matrixstrukturen längst Alltag: Beschäftigte arbeiten für ein Unternehmen, berichten aber fachlich an Führungskräfte, die bei einer anderen Konzerngesellschaft angestellt sind und möglicherweise sogar aus dem Ausland tätig sind. Welche Mitbestimmungsrechte der Betriebsrat hat, wenn solche Führungskräfte Aufgaben gegenüber Arbeitnehmern eines deutschen Betriebs übernehmen, hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) weiter präzisiert (Urteil vom 27. Januar 2026, Aktenzeichen: 1 ABR 18/25). 

Im entschiedenen Fall gehörte der Arbeitgeber zu einem international tätigen Konzern mit konzernübergreifenden Matrixstrukturen. Eine bei einer österreichischen Konzerngesellschaft beschäftigte Führungskraft nahm per Videokonferenz Aufgaben für einen deutschen Betrieb wahr, wo ihr fünf Arbeitnehmer im Außendienst unterstellt waren. Der Betriebsrat war der Auffassung, dass ihr Einsatz eine Einstellung im Sinne von § 99 Betriebsverfassungsgesetz darstelle und deshalb seine Zustimmung erforderlich gewesen sei. Das zuständige Arbeitsgericht lehnte einen entsprechenden Antrag des Betriebsrats ab, das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg gab dem Betriebsrat hingegen Recht.

Das BAG hob diese Entscheidung jedoch auf und verwies die Sache zur erneuten Entscheidung an das Landesarbeitsgericht zurück. Dabei stellte es einen wichtigen Grundsatz klar: Allein die Tatsache, dass eine bei einem anderen Unternehmen beschäftigte Führungskraft Vorgesetztenfunktionen gegenüber Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern eines Betriebs ausübt, führt noch nicht automatisch zu einer mitbestimmungspflichtigen Einstellung. Voraussetzung ist vielmehr, dass die Führungskraft selbst in die Arbeitsorganisation des betreffenden Betriebs eingegliedert ist. Dafür müsse dem Betriebsinhaber zumindest teilweise ein für ein Arbeitsverhältnis typisches Weisungsrecht hinsichtlich des Inhalts, des Ortes oder der Zeit der Tätigkeit zustehen. 

Auch fachliche oder disziplinarische Befugnisse gegenüber den Beschäftigten des Betriebs reiche für sich genommen nicht aus. So könnten etwa das Führen von Zielvereinbarungsgesprächen, die Gewährung von Urlaub oder die Auswahl von Fortbildungen zwar für die tatsächliche Rolle einer Führungskraft bedeutsam sein. Sie belegten aber noch nicht, dass diese Führungskraft selbst in den Betrieb eingegliedert ist. Entscheidend bleibe eine Gesamtbetrachtung der konkreten Tätigkeit und ihrer Einbindung in die betrieblichen Arbeitsprozesse. 

Dabei spielt es laut BAG grundsätzlich keine Rolle, dass die Führungskraft im Ausland tätig wird oder ihre Aufgaben ausschließlich digital wahrnimmt. Auch eine Tätigkeit per Videokonferenz kann zu einer Eingliederung in einen deutschen Betrieb führen. Ebenso kann eine Person gleichzeitig in mehrere Betriebe eingegliedert sein. Das BAG hat jedoch deutlich gemacht, dass es hierfür konkreter Feststellungen zu den tatsächlichen Aufgaben und Weisungsstrukturen bedarf.

VAA-Praxistipp:
 

Gerade in Matrixorganisationen sollten Mitarbeitende und Betriebsräte genau darauf achten, wer tatsächlich über die Arbeitsbedingungen und den Einsatz von Beschäftigten entscheidet. Der Einsatz einer konzerninternen Führungskraft kann Mitbestimmungsrechte nach § 99 BetrVG auslösen – auch wenn diese weder beim betreffenden Unternehmen angestellt ist noch vor Ort arbeitet. Eine bloße Vorgesetztenfunktion genügt allerdings nicht. Entscheidend sind die tatsächlichen Weisungs- und Organisationsstrukturen im Einzelfall.

Dieser Artikel ist erstmals Ende August 2026 als Urteilsbesprechung auf der VAA-Website veröffentlicht worden.

Auf der Mitgliederplattform MeinVAA unter mein.vaa.de stehen für eingeloggte VAA-Mitglieder zahlreiche Infobroschüren zu arbeitsrechtlichen Themen zum Download bereit.