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Von Prof. Markus Balkenhol
Die Arbeits- und Führungskultur befindet sich gegenwärtig in einem tiefgreifenden Wandel. Begriffe wie „Digitalisierung“, „Führung 4.0“ oder „Arbeit 4.0“ sind kaum noch wegzudenken – und doch bleiben sie häufig Schlagworte, hinter denen erst die konkreten Veränderungen stecken. Digitalisierung heißt nicht einfach, bestehende analoge Abläufe digital abzubilden, sondern sie kritisch zu hinterfragen, neu zu gestalten und durch technologische Möglichkeiten effizienter und vernetzter zu machen.
Entscheidend ist dabei: Digitalisierung kann nur dann Wirkung entfalten, wenn die zugrunde liegenden Prozesse klar definiert und sinnvoll strukturiert sind. Was analog nicht funktioniert, wird auch digital kaum gelingen – im Gegenteil: Schwächen in Abläufen treten in einer digitalisierten Umgebung oft noch deutlicher zutage. Erst wenn bestehende Prozesse kritisch hinterfragt, überarbeitet und bewusst digital neu gestaltet werden, entsteht ein echter Mehrwert: Zusammenarbeit über Standorte hinweg, nahtlose Kommunikation in Echtzeit, flexible Arbeitsmodelle und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben werden so zu Bausteinen einer modernen, effizienten Arbeitskultur.
Besonders deutlich zeigt sich dieser Wandel im Büroalltag – dort, wo heute mit Microsoft 365, Cloud-Plattformen und zunehmend mit KI-gestützten Anwendungen gearbeitet wird. Die Einführung dieser Systeme ist weit mehr als ein Softwareupdate: Sie markiert einen grundlegenden Wechsel in der Art, wie Zusammenarbeit gedacht und gelebt wird. Informationen liegen nicht mehr in isolierten Dateien, sondern in geteilten Cloud-Umgebungen; Aufgaben werden nicht mehr linear, sondern simultan bearbeitet; Kommunikation geschieht nicht mehr in E-Mail-Schleifen, sondern in dynamischen Teamräumen. Für Führungskräfte bedeutet das: Kontrolle tritt hinter Vertrauen zurück, Planung wird agiler, und Führung findet zunehmend im digitalen Raum statt. Dieser Paradigmenwechsel verlangt nicht nur ein gewisses digitales Know-how, sondern auch ein neues Selbstverständnis von Leadership.
1. Führung – Coaching als Schlüsselfaktor: Führungskräfte müssen umdenken. Sie sind Enabler, Impulsgeber und Coach. Sie müssen ihre Mitarbeitenden für Technologie begeistern – nicht nur als Werkzeug, sondern als Mittel für neue Zusammenarbeit. Sie strukturieren die Arbeit so, dass Teamarbeit vernetzt, flexibel und zielorientiert erfolgt. Eine Kultur des Vertrauens, der Transparenz und der Eigenverantwortung ist dafür entscheidend.
Begleitendes Coaching kann hier ein zentraler Erfolgsfaktor sein: Es unterstützt Führungskräfte darin, ihr eigenes Führungsverhalten an digitale Strukturen anzupassen, die innere Haltung zu reflektieren und eine moderne, vertrauensbasierte Führungskultur zu etablieren.
2. Team-Workshops – gemeinsame Regeln für den digitalen Alltag: Digitale Tools allein machen noch keine produktive Zusammenarbeit. Entscheidend ist, dass Teams sich gemeinsam verständigen: Welche Applikationen setzen wir ein? Wie organisieren wir Kommunikation? Chat oder Teams-Kanal, E-Mail oder Videokonferenz? Im Rahmen von moderierten Team-Workshops können solche Fragen nicht nur geklärt, sondern verbindlich vereinbart werden.
Klare Kommunikationsregeln und abgestimmte Prozesse schaffen Orientierung, verhindern Reibungsverluste und fördern ein gemeinsames Verständnis digitaler Zusammenarbeit. So entstehen Strukturen, in denen Technologie nicht zur Belastung, sondern zum verbindenden Element des Arbeitsalltags wird.
3. Grundverständnis für Tools – Schulung schafft Sicherheit: Viele Mitarbeitende erleben die Vielzahl von Tools (zum Beispiel innerhalb Microsoft 365: Teams, OneDrive, SharePoint, Planner, To-do et cetera) als verwirrend. Wichtig ist: Man benötigt nicht zwanzig Tools für jede Kleinigkeit – meist genügen wenige Anwendungen für über 90 Prozent der Prozesse. Entscheidend ist aber ein solides Verständnis dieser wenigen Tools.
Gezielte Trainings und praxisnahe Schulungen sind hier unverzichtbar. Sie vermitteln Sicherheit im Umgang mit digitalen Werkzeugen, fördern Selbstorganisation und stärken das Vertrauen in neue Arbeitsweisen. Niemand muss Spezialist werden, aber ein gutes Know-how-Grundgerüst reduziert Unsicherheiten und schafft die Basis für souveränes, digitales Arbeiten.
Für Führungskräfte heißt das: Bleiben Sie auf dem aktuellen Stand – nicht nur technisch, sondern auch im Verständnis von Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team ebenfalls up to date ist, und fördern Sie den Dialog über Arbeitswege, Tools und Prozesse. Wer digital gut ausgerichtet ist, gestaltet nicht nur effizientere Abläufe, er schafft Räume für Innovation, Flexibilität und gute Zusammenarbeit. Denn digitale Führung und digitale Teamarbeit sind keine Option – sie sind für zukunftsfähige Organisationen unverzichtbar.
Prof. Markus Balkenhol ist Coach, Berater und Geschäftsführer der dr.balkenhol GmbH. Der Mediziner und Führungsexperte verfügt über mehr als 30 Jahre Praxiserfahrung, davon über 15 Jahre in leitender Funktion in verschiedenen Unternehmen.